Suite de gestión LOTIC · ERP y CRM
Política de privacidad y tratamiento de datos de la suite
Vigente desde el 17 de octubre de 2026 · Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25) y Política de datos de usuario de los servicios de API de Google · Versión en validación jurídica.
Esta política aplica a la suite de gestión de LOTIC para MiPyMEs:
- la aplicación de gestión (ERP): ventas, facturación, inventario, cartera, caja, compras, contabilidad y nómina;
- la aplicación comercial (CRM): clientes, conversaciones, oportunidades, cotizaciones, campañas y servicio al cliente.
1. Quién es el responsable
LOTIC Soluciones, establecimiento de comercio de Carlos Emilio López (persona natural comerciante), NIT 71.217.228-3, matrícula mercantil 85551801 de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia. Medellín, Colombia. Correo para temas de datos personales: contacto@loticsol.com.
2. Dos papeles distintos: responsable y encargado
- LOTIC es responsable de los datos de las personas que crean una cuenta en la suite: nombre, correo, foto de perfil si inicia sesión con Google, teléfono, datos de la empresa y registros de uso y seguridad.
- LOTIC es encargado de los datos que cada empresa cliente registra sobre sus propios clientes, proveedores y empleados, como facturas, conversaciones, cartera o nómina. La empresa cliente es la responsable de esos datos: debe tener la autorización de sus titulares y atender sus consultas y reclamos. LOTIC los trata solo para prestarle el servicio, según sus instrucciones y el contrato de transmisión de datos.
3. Inicio de sesión con Google: qué datos recibimos y cómo los usamos
Si eliges «Continuar con Google», Google nos comparte solo lo básico: tu nombre, tu correo electrónico, tu foto de perfil y un identificador de tu cuenta (permisos openid, email y profile). No pedimos acceso a tu Gmail, tus contactos, tus archivos ni tu calendario.
- Para qué: únicamente para crear tu cuenta, identificarte al ingresar y mostrar tu nombre y foto dentro de la suite.
- Qué no hacemos: no vendemos estos datos. No los usamos para publicidad, ni para perfiles publicitarios, ni para entrenar modelos de inteligencia artificial. Tampoco los compartimos con terceros, salvo con los proveedores que operan la suite (sección 6), y solo para ese fin.
- Uso limitado: el uso y la transferencia que LOTIC hace de la información recibida de las API de Google se ajustan a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado.
- Cómo desconectarlo: puedes quitar el acceso de LOTIC en myaccount.google.com/permissions y pedirnos borrar tu cuenta (sección 9).
4. Qué datos tratamos y para qué
- Cuenta y acceso: nombre, correo, teléfono, contraseña (guardada solo en forma cifrada), verificación en dos pasos, empresa y rol. Sirven para darte acceso seguro y saber qué puedes ver y hacer.
- Datos de tu empresa: razón social, NIT, régimen tributario, dirección y datos para facturación electrónica. Sirven para prestar el servicio y cumplir las obligaciones con la DIAN.
- Información que registras en la suite: ventas, productos, clientes, conversaciones, cotizaciones, cartera y demás. La tratamos solo para prestarte el servicio, como encargado (sección 2).
- Seguridad y auditoría: fecha, dirección IP, dispositivo y acciones realizadas. Sirven para proteger las cuentas, investigar incidentes y cumplir la ley.
- Pagos de la suscripción: el pago lo procesa la pasarela. LOTIC no guarda números de tarjeta.
- Comunicaciones del servicio: avisos de seguridad, cobro y cambios importantes. Los mensajes comerciales de LOTIC solo se envían con tu autorización, y puedes retirarla cuando quieras.
No pedimos datos sensibles para usar la suite. Si una empresa cliente registra datos sensibles de su personal, por ejemplo incapacidades en nómina, es responsable de tener la autorización expresa del titular.
5. Seguridad
- Cifrado en tránsito (HTTPS).
- Verificación en dos pasos para los roles con más permisos.
- Separación de datos entre empresas en la propia base de datos (seguridad por filas).
- Certificados de facturación cifrados.
- Registros de auditoría que no se pueden modificar.
- Respaldos.
El personal de LOTIC solo accede a los datos de una empresa cuando es necesario para darle soporte, y ese acceso queda registrado.
6. Proveedores que nos ayudan a prestar el servicio (subencargados)
Pueden almacenar o procesar datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos, con medidas de seguridad adecuadas:
- Supabase: base de datos, autenticación y archivos.
- Vercel: alojamiento de las aplicaciones.
- Google: inicio de sesión con Google.
- Meta Platforms (WhatsApp Business): mensajes por WhatsApp.
- Upstash: memoria temporal del enrutador de mensajes.
- Proveedor tecnológico autorizado por la DIAN: transmisión de facturas y documentos electrónicos.
- Pasarela de pagos (por ejemplo, Wompi): cobro de la suscripción y enlaces de pago.
- Proveedores de inteligencia artificial, cuando la función está activa: resúmenes y sugerencias. Se usan con contratos que prohíben entrenar sus modelos con los datos de nuestros clientes.
Al usar la suite autorizas esta transmisión y transferencia internacional para las finalidades descritas.
7. Cookies
La suite usa solo las cookies necesarias para mantener la sesión iniciada, compartida entre el ERP y el CRM, y para recordar tu empresa activa. No usamos cookies de publicidad.
8. Cuánto tiempo guardamos los datos
- Mientras tu cuenta o la de tu empresa estén activas.
- Al terminar el servicio: la empresa puede exportar su información durante 30 días. Después, la borramos.
- Excepciones: lo que la ley obliga a conservar (por ejemplo, documentos electrónicos y soportes contables, por el plazo que exige la normativa tributaria) y los respaldos, que se eliminan en su ciclo normal.
9. Tus derechos y cómo ejercerlos
Puedes:
- conocer, actualizar y rectificar tus datos;
- pedir prueba de la autorización;
- saber cómo los usamos;
- revocar la autorización o pedir que los borremos, si no hay un deber legal de conservarlos;
- acceder gratis a ellos;
- presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Para ejercerlos, escribe a contacto@loticsol.com o usa la opción de datos personales de tu cuenta.
- Consultas: te respondemos en máximo 10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles más con aviso.
- Reclamos: te respondemos en máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más con aviso.
Si eres cliente de una empresa que usa la suite y quieres ejercer tus derechos sobre los datos que esa empresa tiene de ti, dirígete primero a esa empresa, que es la responsable. LOTIC le ayudará a responderte.
10. Menores de edad
La suite es para empresas y personas mayores de edad. No creamos cuentas para niñas, niños ni adolescentes.
11. Cambios a esta política
Si cambia algo importante, lo publicaremos aquí con su nueva fecha y te avisaremos dentro de la suite o por correo.